在日本購置房產,可能有將「戶籍謄本」(有時連同「印鑑證明」)翻譯成日文後持至日本境內使用之需求,程序是如何呢?要怎麼樣才能使日文譯本在日本境內成為有效文書呢?以下說明可以提供您參考。
一、請領戶籍謄本及印鑑證明
1.戶籍謄本:
任一戶政事務所均可申請(戶政內部資料有連線)。記事欄可選擇是否省略。
2.印鑑證明:
首次辦理必須在「戶籍所在地的戶政事務所」辦理,已辦理過的也必須回到原戶籍戶政事務所請領(目前亦有縣市提供跨區申請服務,可上網查詢)。
二、翻譯
※公證人的職責是「針對譯文做認證」,不是也不包含翻譯,所以文件的翻譯需要由您自行處理,您可以
1.自行翻譯:
若您自己會日文,可以自行翻譯。本所備有戶籍謄本及印鑑證明的例稿(請至本網站「範本下載」處下載),下載後填入資料即可。
2.交給自由譯者/翻譯社翻譯:
您可將文件交由翻譯人員翻譯,若您手邊沒有合適的譯者,本所亦可推薦您品質良好的翻譯人員。
三、認證
1.到場人及身分證明文件:
翻譯文件的認證,依公證法的規定,前來辦理的人需要簽名成為「譯者」,但一般來說,即使前來辦理的人不會日文也無妨,一方面是公證人會核對並確保譯文的正確性,二方面,日本的受理機關重點是擺在譯文的內容,而非譯者是否諳日文。所以您可以選擇以下任一種方式辦理:
(1)自行翻譯,自行前來認證:請攜帶身分證
(2)自行翻譯,交由他人前來認證:請該他人攜帶身分證,不需委託書。該他人需簽名成為譯者。
(3)交由翻譯人員翻譯,也由該翻譯人員前來認證:請翻譯人員攜帶身分證,不需委託書。
(4)交由翻譯人員翻譯,自行前來認證:請攜帶身分證,不會日文者亦可簽名成為譯者。
2.份數:
請領戶籍謄本或印鑑證明時,您可直接申請您需要的份數。譯文則請準備與正本相同之份數。
3.費用:
各種文件公證費750元。
四、複驗
認證完畢之後,可能需要再做下列兩個手續,讓文件在日本發生效力:
1.到外交部領事事務局複驗公證人鈐印簽章
(1)本人親自辦理請攜帶身分證,代理人則需要備有委託書以及本人的身分證影本。
(2)原則上當日無法取件,需二個工作天。
(3)按「份數」計價。
2.再到日本當地的「台北駐日經濟文化代表處」複驗我國外交部的簽章。
Q&A
一、戶籍謄本和印鑑證明都要翻譯嗎?
據本所承辦經驗,約九成民眾將文件翻譯成日文後認證,但也有直接在中文原件上認證、到日本使用時再附上日文譯本即可的案例。又,是否需要辦理印鑑證明,也因個案而有不同。建議您在辦理前詢問清楚仲介人員或相關機構,確定後再前來辦理。
二、文件有沒有使用期限?
據本所承辦經驗,戶籍謄本似無期限問題;然印鑑證明曾有客戶超過申請日期3個月後使用被退件、回到本所重新辦理的案例。建議您詢問仲介人員或相關機構,方能獲得較為正確之資訊。
三、要辦幾份才夠?
份數因個案而有不同,建議您詢問仲介人員或相關機構,方能獲得較為正確之資訊。
四、外交部領事事務局和駐日經濟文化代表處的驗證,你們有代辦嗎?
很遺憾,本所服務項目僅及「翻譯文件之認證」,至驗證程序非本所之服務項目。
五、我不會翻譯,怎麼辦?
請參考上述之翻譯流程。
六、自己翻譯自己的文件有公信力嗎?是不是一定要找翻譯社或政府認可的翻譯人員?
由於台灣目前沒有翻譯師制度,故沒有所謂「政府認可」的翻譯從業人員。因此,自己翻譯自己的文件,或交由親友、他人翻譯,原則上不會產生公信力的問題。事實上,只要內容正確,與原文對照相符,便是一份好的翻譯。公證人也有義務核對譯文的內容,確認正確無誤後,才會認證蓋章。所以,外語程度不錯的朋友們,也歡迎挑戰自行翻譯喔!