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Q: 公司是否要保留董事會議事錄正文

請問有關公司作成的股東會,董事會議事錄及簽到簿等相關文件, 該用印/簽字正本是否一定要保留/存於公司? 公司可否僅保留影本供日後查詢之用 ? 因董事/股東為外國人, 有時不方便寄正本回公司，若一定要保留正本, 是否可委由第三方保管?

A: #公司法規定

依公司法第183條「股東會之議決事項，應作成議事錄，由主席簽名或蓋章，並於會後二十日內，將議事錄分發各股東。前項議事錄之製作及分發，得以電子方式為之。第一項議事錄之分發，公開發行股票之公司，得以公告方式為之。議事錄應記載會議之年、月、日、場所、主席姓名、決議方法、議事經過之要領及其結果，在公司存續期間，應永久保存。出席股東之簽名簿及代理出席之委託書，其保存期限至少為一年。但經股東依第一百八十九條提起訴訟者，應保存至訴訟終結為止。代表公司之董事，違反第一項、第四項或前項規定者，處新臺幣一萬元以上五萬元以下罰鍰。」及第207條之規定「董事會之議事，應作成議事錄。前項議事錄準用第一百八十三條之規定。」

#案例解析️

由上開可知公司就股東會、董事會議事錄在公司存續期間，要永久保存。而簽到簿則至少要保存一年。而基於前開條文之立法意旨既係為便於查考，則前開文件一定得是正本，而不得僅是影本，以避免將來訴訟遭他人否認文件形式上真正時無從提出正本以供核對。至於保留文件正本乙事，依法並未禁止公司將其委由第三方保管，故委由第三方保管並無不可。